Перевозка офиса – событие, которое требует особого подхода, тщательного планирования и контроля. Кроме упаковки мебели и оргтехники, важно проследить за сохранностью документов, ведь их порча или утрата может привести к серьезным проблемам, вплоть до наложения штрафов на организацию.
Как подготовить документы
Данным этапом работ должен заниматься сотрудник компании, не стоит доверять документацию сторонним людям. Сделать нужно следующее:
- Предварительно рассортировать бумаги. Самое ценное желательно положить на время в банковскую ячейку. Папки надо сложить в паллеты, неподшитые бумаги рассортировать по стопкам с учетом размеров, назначения. Поместите все это в большие коробки, укажите названия отделов или другую информацию, по которой документы будет легче потом найти. Перевозить документацию в шкафах не рекомендуется. Даже если мебель не будут разбирать и дверцы планируется тщательно зафиксировать, бумаги могут повредиться в пути или перепутаться при переноске.
- Уделить особое внимание упаковке. Стопки бумаги можно завернуть в картон и хорошо закрепить пачку. Коробки следует использовать из толстого картона, их нужно перевязать веревками или замотать скотчем. Для защиты от влаги желательно использовать пленку.
- Составить опись коробок. Наличие списка с указанием маркировок на коробках позволит быстро систематизировать документацию на новом месте.
Как выбрать транспортную компанию
Оптимальным решением станет использование услуги переезда офиса под ключ. Обращение к профессионалам существенно сократит время переезда, позволит сотрудникам компании быстро освоиться на новом месте и приступить к работе.
Выбирать транспортную компанию нужно следующим образом:
- Изучить несколько предложений, сравнить цены и условия предоставления услуги.
- Обязательно заказать грузчиков: опытные профессионалы хорошо знают свое дело, они быстро и правильно упакуют мебель, оргтехнику, другие вещи, аккуратно перенесут в машину, расставят груз таким образом, чтобы он доехал целым и невредимым.
- Поинтересоваться наличием акций, скидок, что позволит сократить расходы.
- Изучить тариф выбранной компании. Важно узнать, из чего складывается общая стоимость переезда офиса, зависит ли цена от расстояния, количества часов, грузчиков.
- Изучить отзывы прежних клиентов и сделать выводы применительно к своей ситуации.
- Внимательно прочитать договор, проверить дату, сроки, условия предоставления услуги, выплаты компенсации при порче или потере груза.
- Разработать маршрут. Его могут предложить сотрудники транспортной компании, но ваша задача – проверить, является ли он кратчайшим и оптимальным.
- Уточнить, какой именно транспорт будет предоставлен для перевозки, насколько он вместителен, есть ли специальные системы крепления, крюки, места для хрупких грузов.
Офисный переезд в Хабаровске
Заказать переезд офиса вы можете в аутсорсинговой компании «РБ-Групп». Укажите ваш телефон в форме обратной связи, и мы свяжемся с вами для уточнения условий оформления заявки.